●歓送迎会をおこなう理由とは？●
職場や学校、仲間内の集まりなどで、移動や転勤、引越しで去りゆく人を送る会を「送別会」、反対に新しい仲間を迎え入れる会を「歓迎会」といいます。別れを惜しんだり、親交を深める会であると同時に、互いの連絡先を交換したり、今後の抱負を話したりできる場にしたいのが「歓送迎会」といえるでしょう。●歓送迎会は手配がキモ！●
「歓送迎会」がおこなわれる時期は、年度末や年度始めが多く、主賓・出席者がそれぞれに忙しいため、日程の設定が難しいものです。また店自体もこれら歓送迎会の予約が重なるため、週末などを確保するのはかなり厳しい状況に陥ります。日程設定が早めに出来れば、問題は少ないでしょうが、仕事の都合、それぞれの予定もあり、各手配は予想以上に手間取ってしまうものです。 「送別会」の場合、主賓となる方の都合を伺い、早めの手配をおこなうのが得策です。「歓迎会」の場合、会を催す側の都合となることが多いので、手配等はそれほど苦心せずに済みます。職場でおこなう場合、いずれの会も上司の都合や承認を早めに伺うことがポイント。上司が出席することで会の雰囲気は高まりますし、その日に残業やアポイントを発生させることも少なくなるでしょう。また上司自身が忙しく、フルタイムでの参加が難しい場合は、スポットだけ臨席してもらう工夫をしましょう。●開催日はどうやって決める？●
「送別会」の際、主賓となる当事者は移動する直前で忙しいもの。移動の日ギリギリでなく、少し早めに日程設定をするのがコツです。早めに日程を設定することができれば、上司も仕事の割り振りの予定が立てやすくなり、歓送迎会当日に残業を依頼するというようなことも起こらないはず。いずれにしろ直前に決めて、周囲をバタつかせることがないように気を配ることが重要です。とはいえ、辞令が急に発表される、なんてこともあります。そんなときは手際よく、日時だけは設定してしまうのが得策です。それに応じて、申込の締切日を明確に設定すれば、誰もが都合や予定を立てやすく、周囲の動きに悪影響を及ぼさずにすみます。この際、締切日はあくまで目安とするのがいいでしょう。